Kostenstellenplan Beispiel Essay

Sicher hast du dir schon mal Gedanken darüber gemacht, wo und in welcher Höhe in deinem Unternehmen all die Kosten verursacht werden, die deinen Gewinn schmälern. Vielleicht würdest du gerne einen Teil davon begrenzen, um deinen Betrieb konkurrenzfähig zu machen? Mit diesem Wunsch befindest du dich in guter kaufmännischer Gesellschaft. Es gibt sogar ein komplettes Aufgabengebiet in der Betriebswirtschaftslehre, das sich genau mit diesem Thema beschäftigt: Die Kosten- und Leistungsrechnung oder auch Betriebsergebnisrechnung genannt. Einen Teil davon, die Kostenstellenrechnung, stellen wir dir in diesem Artikel näher vor.

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Was ist eine Kostenstelle und wozu ist sie notwendig?

Kostenstellen benötigst du für das interne Rechnungswesen oder auch Controlling deines Unternehmens. Hier verteilst du im Rahmen der betrieblichen Kostenrechnung die angefallenen Kosten auf die einzelnen Kostenstellen. Dabei steht jede Kostenstelle für einen Unternehmensbereich, für den du im Controlling das betriebliche Ergebnis gesondert ermitteln möchtest. Diese Unternehmensbereiche oder Kostenstellen kannst du individuell einrichten. Sie sollten jedoch logische Einheiten deines Unternehmens widerspiegeln. Die Einteilung in Kostenstellen nimmst du am besten nach Verantwortungsbereichen, räumlichen Kriterien und funktionalen Gesichtspunkten vor. So wäre es zum Beispiel denkbar, je eine Kostenstelle einzurichten für einzelne

 

Filialen, Unternehmensabteilungen oder Produktgruppen 

 

 

 

Grundlagen der Kostenstellenrechnung

Die Kostenstellenrechnung ist neben der Kostenartenrechnung und der Kostenträgerrechnung ein Teilbereich der Kosten- und Leistungsrechnung. Sie gehört somit zum internen Rechnungswesen oder Controlling eines Unternehmens, welches sich mit der Planung und Kontrolle von Unternehmensprozessen beschäftigt. Ein Ziel des internen Rechnungswesens ist die Maximierung des betrieblichen Unternehmenserfolgs.

 

 

Die Kostenstellenrechnung als zweite Stufe der Kostenrechnung dient der verursachungsgerechten Verteilung der in der Kostenartenrechnung ermittelten Kosten auf die Kostenstellen. Hierzu wird gerade in kleinen und mittleren Unternehmen der Betriebsabrechnungsbogen, kurz BAB, herangezogen. Die Kostenstellenrechnung bildet somit die Grundlage für die Kostenträgerrechnung, in der die benötigten Kosten für jeden einzelnen Artikel, den Kostenträger, ermittelt werden. In der Kostenstellenrechnung erfolgen

 

  • die Verteilung aller innerbetrieblichen Kosten auf die jeweilige Kostenstelle, wo sie angefallen sind sowie
  • die Ermittlung von Zuschlagssätzen für die spätere Kalkulation.

 

Gut zu wissen: Welche Aufwendungen und Erträge in deinem Unternehmen angefallen sind, kannst du aus der Gewinn-und-Verlust-Rechnung entnehmen. Doch sie ermittelt nur den Geschäftserfolg im Ganzen. Auch betriebsfremde Ergebnisse können den dort ausgewiesenen Unternehmenserfolg verfälschen. Die Kosten- und Leistungsrechnung dagegen beschränkt sich auf die rein betriebliche Tätigkeit deines Unternehmens. Betriebsfremde Geschäftsfelder, wie beispielsweise der Wertpapierhandel eines Produktionsunternehmens, werden in der Kostenrechnung ausgeklammert.

 

Aufgabe der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung ist der Wirtschaftlichkeitsnachweis der verschiedenen Kostenstellen. Aus der Kostenstellenrechnung wird ersichtlich, welche Unternehmensbereiche in betrieblicher Hinsicht besonders gut oder schlecht abgeschnitten haben. Bei regelmäßigem Vergleich der Zahlen ermöglicht sie dir, gegebenenfalls notwendige Umstrukturierungen in deinem Betrieb rechtzeitig durchzuführen.

 

 

Was enthält der Kostenstellenplan?

Um die Übersicht über deine Kostenstellen zu behalten, solltest du einen Kostenstellenplan aufstellen. In diesem Kostenstellenplan untergliederst du dein Unternehmen in logische Bereiche, die einzelnen Kostenstellen. Je nach Betrieb wird ein Kostenstellenplan unterschiedlich aussehen. Für ein Unternehmen mit mehreren Niederlassungen ist es sicher interessant, für jede Niederlassung eine einzelne Kostenstelle zu bilden. In einem anderen Unternehmen genügt vielleicht die Aufteilung der einzelnen Verantwortungsbereiche in Kostenstellen. Ist dein Unternehmen sehr groß, benötigst du möglicherweise sogar mehrere Kostenstellen für einzelne Verwaltungsbereiche. In jedem Kostenstellenplan wird jedoch zwischen folgenden Kostenstellen unterschieden:

 

 

 

Hauptkostenstellen

Als Hauptkostenstellen werden die Kostenstellen bezeichnet, die sich mit dem betrieblichen Geschäftszweck befassen. Für sie werden in der Kostenstellenrechnung Gemeinkostenzuschlagssätze errechnet, die später für die Preiskalkulation der einzelnen Artikel oder Kostenträger benötigt werden. Zu den Hauptkostenstellen gehören in einem Industriebetrieb beispielsweise die Materialwirtschaft, die Fertigung und der Vertrieb. Je nach Größe deines Unternehmens kannst du es bei einer Kostenstelle pro Bereich belassen oder ihn in weitere Kostenstellen unterteilen. Eine weitere Kostenstelle, die wohl in jedem Betrieb auftaucht, ist die Verwaltung. In der Kostenrechnung sind diesen Hauptkostenstellen folgende Kostenarten direkt zuzuordnen:

 

 

  • Kostenstelle Material: Kosten für Materialbeschaffung, Einkauf, Wareneingang, Disposition sowie Lagerhaltung von Material und Werkstoffen
  • Kostenstelle Fertigung: Fertigungslöhne, Kosten für Produktion, Montage, Entwicklung und Qualitätssicherung
  • Kostenstelle Vertrieb: Kosten für Marketing, Auftragswesen, Verkauf, Versand, Rechnungslegung sowie Lagerhaltung von fertigen und unfertigen Produkten
  • Kostenstelle Verwaltung: Kosten für Geschäftsführung, Personalwesen, Buchhaltung und Finanzwesen

 

 

Nebenkostenstellen

Fallen im Herstellungsprozess deines Betriebes Nebenerzeugnisse an, solltest du dafür Nebenkostenstellen anlegen. Zwar entstehen Nebenerzeugnisse oft unerwünscht und ohne Extrakosten, ihre Entsorgung oder Weiterverarbeitung dagegen ist durchaus mit Kosten verbunden. Auch hier kannst du je nach Unternehmensgröße entscheiden, ob eine Kostenstelle pro Nebenerzeugnis ausreicht oder eine weitere Unterteilung sinnvoll ist.

Beispiele für Nebenerzeugnisse sind:

 

  • Teer, der bei der Erdölproduktion anfällt
  • Ammoniak, das bei der Gasgewinnung entsteht
  • Sägespäne, die in der Holz verarbeitenden Industrie anfallen

 

 

Hilfskostenstellen

Manche Kosten können nicht direkt einem Artikel oder Unternehmensbereich zugeordnet werden. Sie fallen für mehrere Kostenstellen gemeinsam an und werden daher Gemeinkosten genannt. Um die Gemeinkosten gerecht im Sinne des Verursacherprinzips auf die einzelnen Kostenstellen zu verteilen, werden in der Kostenstellenrechnung geeignete Verteilungsschlüssel ermittelt. Zunächst jedoch werden die Gemeinkosten auf Hilfskostenstellen erfasst. Erst am Ende der Berichtsperiode werden sie mit dem entsprechenden Verteilungsschlüssel auf die Hauptkostenstellen verteilt.

Zu den Gemeinkosten gehören:

 

  • Betriebliche Steuern und Versicherungen
  • Abschreibungen auf Sachanlagen
  • Kosten für Betriebsgrundstücke und -gebäude
  • Kosten für den Fuhrpark
  • Raumkosten
  • Energiekosten
  • Personalkosten und Sozialabgaben

 

 

Achtung: Die Unterscheidung von Gemeinkosten und Einzelkosten ist nicht immer auf den ersten Blick möglich. Zwar gehören Fertigungslöhne buchhalterisch zu den Personalkosten, sie sind jedoch direkt einem Kostenträger zuzuordnen und stellen daher Einzelkosten dar. Auch bei Raum- und Energiekosten ist zumindest teilweise eine direkte Zuordnung zu einzelnen Kostenstellen denkbar. Um hier eine exakte Unterscheidung und damit korrekte Kostenstellenrechnung zu gewährleisten, ist eine sorgfältige Kennzeichnung der Belege für die Buchhaltung erforderlich.

 

 

Wie funktioniert die Kostenverteilung?

Die Hauptaufgabe der Kostenstellenrechnung ist die Verteilung der Kosten auf die Haupt- und Nebenkostenstellen. Erst danach können die Gemeinkostenzuschlagssätze ermittelt werden, die für die spätere Preiskalkulation notwendig sind. Einzelkosten können direkt zugeordnet werden, doch alle Gemeinkosten müssen zwischen den Kostenstellen aufgeteilt werden. Eine große Bedeutung dabei kommt daher dem richtigen Verteilungsschlüssel zu, der für jede Hilfskostenstelle in der Buchhaltungssoftware hinterlegt wird. Verteilungsschlüssel können auf unterschiedliche Weise ermittelt werden:

 

  • Nach Raumgröße
  • Nach Verbrauchswerten
  • Nach Zuständigkeiten

 

Beispiel 1: Aus der Endabrechnung ergibt sich ein Gesamtverbrauch von 3.000 l Heizöl. Davon entfallen 300 l auf die Räume der Einkaufsabteilung, 1.500 l auf die Produktionshallen, 300 l auf die Räume der Vertriebsabteilung sowie 900 l auf den Verwaltungstrakt. Die Kosten für das Heizöl müssen somit auf die Kostenstellen Material (10 %), Fertigung (50 %), Vertrieb (10 %) sowie Verwaltung (30 %) aufgeteilt werden.

 

Beispiel 2: Das Zentrallager ist 2.000 m2 groß. Auf 1.000 m2 wird Fertigungsmaterial gelagert, auf weiteren 800 mlagern fertige und unfertige Produkte. Die verbleibende Fläche nimmt ein Tank mit Heizöl ein. Alle für den Betrieb des Lagers anfallenden Kosten müssen also zunächst auf die Kostenstellen Material (50 %), Vertrieb (40 %) und Energiekosten (10 %) aufgeteilt werden.

 

Achtung: Die Hilfskostenstelle Energiekosten muss am Periodenende ebenfalls auf die vier Hauptkostenstellen verteilt werden. Dafür kann der Verteilungsschlüssel aus Beispiel 1 verwendet werden.

 

Beispiel 3: Personalkosten werden grundsätzlich der Kostenstelle zugeordnet, für die der einzelne Mitarbeiter tätig ist. Die Kosten für den Einkaufsleiter wandern also auf die Kostenstelle Material, die Kosten für die Vertriebsmitarbeiter werden der Kostenstelle Vertrieb belastet. Schwieriger gestaltet sich die Zuordnung der Kosten für Arbeitnehmer, die in mehreren Unternehmensbereichen beschäftigt sind, wie zum Beispiel Reinigungspersonal oder Kraftfahrer. Ihre Bezüge und die dazugehörigen Sozialabgaben müssen entsprechend ihrer Tätigkeitsgewichtung auf die entsprechenden Kostenstellen aufgeteilt werden.

 

Tipp: Eine korrekte Kostenstellenrechnung erfordert klare Zuständigkeitsbereiche im Personalwesen.

 

 

So ermittelst du die Gemeinkostenzuschlagssätze

Sind alle betrieblichen Kosten auf die Hauptkostenstellen verteilt, erfolgt die Ermittlung der Gemeinkostenzuschlagssätze. Sie bilden später in der Kostenträgerrechnung die Grundlage für die Preiskalkulation der einzelnen Artikel. Die Ermittlung von Materialgemeinkostenzuschlagssatz (MGZS) und Fertigungsgemeinkostenzuschlagssatz (FGZS) sieht folgendermaßen aus:

 

Materialgemeinkosten
MGZS =———————-x 100
Materialeinzelkosten

 

Fertigungsgemeinkosten
FGZS =————————–x 100
Fertigungseinzelkosten

 

Da Vertrieb und Verwaltung dem Einkauf und der Produktion nachgelagert sind, werden für die Berechnung ihrer Zuschlagssätze die Herstellkosten des Umsatzes als Basis angesetzt. Die Herstellkosten des Umsatzes kannst du folgendermaßen ermitteln:

 

Materialeinzelkosten
+Materialgemeinkosten
+Fertigungseinzelkosten
+Fertigungsgemeinkosten
=Herstellkosten
+Bestandsminderungen
Bestandserhöhungen
=Herstellkosten des Umsatzes

 

Der Vertriebsgemeinkostenzuschlagssatz (VtrGZS) und der Verwaltungsgemeinkostenzuschlagssatz (VwGZS) errechnen sich folgendermaßen:

 

Vertriebsgemeinkosten
VtrGZS =——————————x 100
Herstellkosten des Umsatzes

 

Verwaltungsgemeinkosten
VwGZS =——————————x 100
Herstellkosten des Umsatzes

 

 

Vor- und Nachteile der Kostenstellenrechnung

Der Vorteil einer Kostenstellenrechnung liegt in der Ermittlung von genauen Daten zur Kostenkontrolle für das interne Rechnungswesen. Durch die verursachungsgerechte Verteilung der Gemeinkosten auf die einzelnen Kostenstellen kann die Geschäftsführung bei Handlungsbedarf punktgenaue Entscheidungen treffen. Auch eine spätere Preiskalkulation für einzelnen Artikel des Sortiments unter Berücksichtigung aller Kosten wird erst durch die Kostenstellenrechnung ermöglicht. Diesen Vorteilen stehen jedoch auch Nachteile gegenüber.

So stellt eine Kostenrechnung höhere Anforderungen an die Buchhaltung, da auch die Kostenstellen eines jeden Geschäftsvorfalls erfasst werden müssen. Weiterhin kann ein übertriebenes Kostenstellendenken in der Geschäftsführung schnell zu einem hohen Verwaltungsaufwand in der Buchhaltung führen, wenn zu viele Kostenstellen eingerichtet werden. Für größere Unternehmen bietet eine Kostenstellenrechnung jedoch eine gute Möglichkeit zur Kostenkontrolle der einzelnen Betriebsbereiche durch das interne Rechnungswesen.

 

 

Fazit

Die Kostenstellenrechnung als Teil der Kosten- und Leistungsrechnung gehört zum internen Rechnungswesen. Mit ihrer Hilfe bekommst du die nötigen Daten an die Hand, um die Verursacher von Kosten in deinem Unternehmen zu entlarven. Genau dieses Wissen kann dir im Wettbewerb den entscheidenden Vorteil deinen Konkurrenten gegenüber verschaffen. Denn wenn du die Kostenstruktur in deinem Betrieb durchschaust, kannst du im Bedarfsfall an den geeigneten Stellen Kosten einsparen und deinen Gewinn maximieren.

Prüfsiegel gültig bis 21.02.2022

Zusammenfassung

Die Kostenstellenrechnung ist das Instrument des Kostenrechners, mit dem die Kosten, die nicht dem Produkt direkt zugeordnet werden können, den Stellen zugerechnet werden, die für die Entstehung verantwortlich sind. Auf Kostenstellen werden diese Gemeinkosten gesammelt und nach verschiedenen Gesichtspunkten ausgewertet. Der große Gemeinkostenblock wird dadurch in kleinere Größenordnungen gebracht, die eine sinnvolle Betrachtung zulassen. Damit werden die Gemeinkosten für eine Verteilung auf Produkte oder Produktgruppen und für eine effektive Überwachung zugänglich. Die Kostenstellenrechnung ist neben der Kostenträgerrechnung eines der wichtigsten Werkzeuge im Controlling.

Welche Aufgabe hat die Kostenstellenrechnung?

Der Anteil der Gemeinkosten an den Gesamtkosten eines Unternehmens ist erheblich. Der Trend zur Nutzung der technischen Möglichkeiten lässt diesen Teil weiter wachsen. Die Nutzung eines flexiblen Fertigungszentrums anstelle mehrerer spezialisierter Maschinen senkt zwar die Gesamtkosten. Die Wartungs- und Betriebskosten können jedoch nicht mehr direkt einem Produkt zugeordnet werden. Ähnliches geschieht beim Einsatz neuer Techniken für die Kommunikation und das Marketing. Mithilfe der Kostenstellenrechnung wird der große anonyme Block der Gemeinkosten zu verantwortbaren Teilen. Damit wiederum ist die Möglichkeit gegeben, die Kosten den Produkten oder Produktgruppen zuzuordnen, Verantwortung zu schaffen und Planungen zu realisieren.

Verteilung von Gemeinkosten

Auch die Gemeinkosten müssen von den erzielten Erlösen bezahlt werden. Daher ist es notwendig, diese soweit als möglich auf die einzelnen Produkte oder Produktgruppen zu verteilen. Geschieht dies mit den Informationen aus dem großen Gemeinkostenblock, kann dies zu einer falschen Verteilung und damit zu falschen Entscheidungen führen. Daher gilt es geeignete Bezugsgrößen für die Verteilung der Gemeinkosten auf die Kostenstellen zu identifizieren.

Praxis-Beispiel

Das vereinfachte Beispiel eines Unternehmens, das nur ein Produkt herstellt und dieses unter einer eigenen Marke und an eine Handelsgesellschaft, die eine individuelle Marke aufgebaut hat, vertreibt, soll dieses zeigen. Der Erlös für das selbst vertriebene Produkt ist mit 3,50 EUR/Stück wesentlich höher als der mit 1,40 EUR/Stück für die Handelsmarke des Kunden. Dafür sind jedoch auch die Stückzahlen erheblich geringer. Neben den Einzelkosten, die für beide Vertriebswege identisch sind, fallen Gemeinkosten in Höhe von 300.000 EUR an. Diese werden ohne Kostenstellenrechnung entsprechend dem Erlös gleichmäßig auf beide Produkte verteilt.

Tab. 1: Gewinnermittlung im Vergleich

Damit wird der Gewinn pro Stück unter Berücksichtigung von Einzel- und Gemeinkosten für die Fremdmarke negativ. Anhand der Kostenstellenrechnung wird jetzt festgestellt, dass ein großer Teil der Gemeinkosten für das Marketing der eigenen Marke und für den Außendienst anfallen. Daher wäre eine geeignete Bezugsgröße die Stunden, die für die jeweiligen Kostenstellen von Marketing und Außendienst gearbeitet werden. Beide Kostenstellen arbeiten nicht für das Produkt, das über den Großabnehmer vertrieben wird. Demnach fallen für das Produkt der Eigenmarke 250.000 EUR an Gemeinkosten an, für das der Fremdmarke nur 50.000 EUR. Jetzt zeigt sich, dass der Stückgewinn bei der Eigenmarke Null ist und nur die Fremdmarke einen Gewinn erwirtschaftet.

Die Kostenstellenrechnung ermöglicht eine korrektere Zuordnung von Gemeinkosten zu Kostenträgern entsprechend den Leistungen, die diese von den Kostenstellen beziehen. Dies geschieht durch die Ermittlung von Zuschlagssätzen für die Kalkulation.

Verantwortung von Gemeinkosten

Jede Kostenstelle hat einen verantwortlichen Leiter, der durch sein Handeln die dort entstehenden Kosten beeinflussen kann. Damit sind die für das Unternehmen indirekten Kosten für die Kostenstellenverantwortlichen direkte Kosten. An der Höhe dieser Kosten wird der Mitarbeiter gemessen. Das schafft Kostenverantwortung und führt zu Aktivitäten, die eine Reduktion zur Folge haben.

Planung der Gemeinkosten

Durch die Verteilung der Gemeinkosten auf die Kostenstellen werden die Parameter, die die Höhe der Kosten bestimmen, besser bekannt. Es wird möglich, die notwendigen Leistungen der Kostenstellen aus dem Planungssystem des Unternehmens zu berechnen und in Abhängigkeit davon die Kosten der Kostenstellen zu planen. Gemeinsam mit der geschaffenen Verantwortung kann eine Budgetierung der Beträge aufgebaut werden. Die Gemeinkosten werden durch die Kostenstellenrechnung plan- und kontrollierbar.

Wie ist die Vorgehensweise in der Kostenstellenrechnung?

Die Kostenrechnung erhält aus der Buchhaltung sowie die Kostenartenrechnung die dort verbuchten Kosten mit Angabe von Kostenart und Betrag. Die Kostenrechnung ermittelt daraus die direkten Kosten (Einzelkosten) und erfasst sie in der Kostenträgerrechnung für einzelne Produkte oder Perioden. Übrig bleiben die Gemeinkosten für die Kostenstellenrechnung.

Sammeln der Gemeinkosten

Die in Bezug auf das Produkt indirekten Kosten (Gemeinkosten) können in der Regel über Bezugsgrößen den Kostenstellen zugerechnet werden. Die aus der Kostenartenrechnung übernommenen Beträge werden entsprechend aufgeteilt. Die Kostenstelle dient dabei als Sammelstelle für die Beträge.

Praxis-Tipp

In den modernen IT-Anwendungen für das Rechnungswesen erfolgt die Zuordnung der Kosten zu Kostenstellen bereits in der Buchhaltung. Integrierte Systeme liefern die notwendigen Angaben aus vorgelagerten Bereichen (z. B. der Bestellung des Einkaufs). In diesen Fällen können diese aus den Stammdaten entnommen werden, was eine erhebliche Reduktion Ihres Buchungsaufwandes in der Kostenrechnung bedeutet.

Verteilen der Hilfskostenstellen

Die in der Kostenstellenrechnung ermittelten Zuschlagssätze in der Kalkulation beziehen sich auf die Fertigungslöhne, das Fertigungsmaterial und die Herstellkosten (für die Verwaltung und den Vertrieb). Nicht alle Kostenstellen stehen in Bezug zum Lohn und zum Material. Diese Hilfskostenstellen werden vor der Ermittlung der Zuschlagssätze abgeschlossen und die dort gesammelten Kosten auf die anderen Kostenstellen verteilt. Dies geschieht anhand von Schlüsseln, die Leistungen der Hilfskostenstellen für die empfangenden Kostenstellen zuordnen.

Als Beispiel kann die Hilfskostenstelle Fuhrpark genannt werden. Diese Kostenstelle erbringt Leistungen für viele andere Bereiche im Unternehmen. Die gesammelten Kosten stehen aber nicht im direkten Bezug zu Löhnen oder Material. Zum Ende der Periode wird also ermittelt, wie hoch die dort angefallenen Kosten sind. Als Schlüssel für die Verteilung dieser Fuhrparkkosten bietet sich die Kilometerleistung an. Im Laufe der Periode wird festgehalten, wie viele Kilometer die Fahrzeuge des Fuhrparks für die jeweils anderen Kostenstellen gefahren sind. Entsprechend werden die Kosten umgelegt. Typische andere Hilfskostenstellen sind Grundstücke und Gebäude, Energieerzeugung, Werkstatt, Logistik, EDV.

Elemente der Kostenstellenrechnung

Damit wird klar, dass die Kostenstellenrechnung aus zwei Elementen besteht: der Kostenstelle und dem Betriebsabrechnungsbogen (BAB), der die Verteilung der Hilfskostenstellen auf die empfangenden Kostenstellen übernimmt (s. Abb. 1).

Abb. 1: Verteilung der Kosten auf das Produkt

Was ist eine Kostenstelle?

Die Kostenstelle ist eine organisatorische Einheit, die für die Zuordnung von Kosten und Leistungen in der Kostenstellenrechnung genutzt wird. Im Unternehmen selbst stellt sie den Ort dar, an dem die Kosten entstehen. Die Gemeinkosten (bzgl. des Produkts) stehen in einem direkten Zusammenhang zu den Vorgängen in der Kostenstelle. Kostenstellen sind in der Praxis meist mit Abteilungen oder anderen, abgrenzbaren Bereichen identisch. Zusammengefasst werden alle Kostenstellen eines Unternehmens im Kostenstellenplan.

Abb. 2: Exemplarischer Kostenstellenplan

Praxis-Tipp

Achten Sie bei der Einteilung Ihres Unternehmens darauf, dass alle Bereiche durch Kostenstellen abgedeckt sind. Sonst kann nicht gewährleistet werden, dass alle Gemeinkosten bei der Verteilung berücksichtigt werden. Verzichten Sie auf "Sonstige Kostenstellen", damit hinsichtlich der Verantwortlichkeit kein Schlupfloch entsteht. Ordnen Sie Randbereiche den Kostenstellen zu, die eine ähnliche Aufgabe haben, oder bestimmen Sie auch dafür verantwortliche Mitarbeiter.


Bei der Bildung von Kostenstellen sind die folgenden Kriterien zu berücksichtigen:

· Die infrage kommenden Abteilungen und Stellen werden einem der fünf Kostenbereiche (Material, Fertigung, Vertrieb, Verwaltung und Allgemeiner Bereich) zugeordnet.

· Die Kostenstellen werden nach dem Prozess der Leistungserstellung gegliedert in Hauptkostenstellen (Leistung für die Produkte, z. B. Montage), Nebenkostenstellen (Nebenleistungen in der Produktion, z. B. Abfallverwertung) und Hilfskostenstellen (Leistung nur indirekt für Produkt, z. B. Fuhrpark).

· Gleichzeitig werden die Stellen nach der Verrechnung in Vorkostenstellen (Verrechnung der Kosten erfolgt über andere Kostenstellen) und Endkostenstellen (Verrechnung der Kosten erfolgt über Zuschlagssätze direkt auf das Produkt) gegliedert.

· Die Vorgänge in einer Kostenstelle sollen gleichartig sein. Es werden z. B. mehrere gleiche Maschinen zusammengefasst, nicht aber der Fuhrpark und die Energieerzeugung. Sollte für unterschiedliche Bereiche derselbe Mitarbeiter zuständig sein, werden zwei Kostenstellen mit gleicher Verantwortung gebildet.

· Jede Kostenstelle wird von genau einem Mitarbeiter verantwortlich geleitet. Überschreitungen von Hierarchiegrenzen in der Organisationsstruktur sind zu vermeiden.


Praxis-Tipp

Achten Sie bei der Einteilung von Kostenstellen und der Festsetzung der Verantwortung unbedingt darauf, dass Verantwortung und Kompetenz übereinstimmen. Die Kostenstelleninhaber müssen in der Lage sein, auf die Kosten und Leistungen ihres Verantwortungsbereiches Einfluss zu nehmen.

Was ist ein Betriebsabrechnungsbogen?

Die im Laufe der Periode angefallenen Gemeinkosten werden auf die einzelnen Kostenstellen gebucht. Am Ende der Periode steht also fest, wie viele Kosten, die nicht direkt dem Produkt zugeordnet werden können, in den einzelnen Stellen entstanden sind. Ziel der Kostenstellenrechnung ist es, diese Kosten über Zuschlagssätze auf die Produkte zu verteilen.

Zuschlagssätze

Mithilfe des BAB werden diese Zuschlagssätze ermittelt. Für prozentuale Zuschläge sind Bezugsgrößen notwendig. Die verteilten Kosten müssen mit den Bezugsgrößen in einem sinnvollen Zusammenhang stehen. Daher werden folgende Zuschlagssätze ermittelt:

· Fertigungsgemeinkostenzuschlag: Die Bezugsgröße für die Verteilung der Fertigungsgemeinkosten (FGK) ist der Anteil an Fertigungslöhnen in den Produktkosten. Diese Fertigungslöhne werden direkt ermittelt. Verteilt werden alle Gemeinkosten, die in den Fertigungskostenstellen anfallen. Logisch können verschiedene Zuschlagssätze für die Fertigungsgemeinkosten ermittelt werden. Voraussetzung ist, dass die Fertigung in logisch unterschiedliche Bereiche eingeteilt werden kann und dass diese Einteilung sich auch in den direkten Lohnkosten der Produkte wiederfindet. So benötigen die Zuschlagssätze für Fertigungsbereich A und B die direkten Lohnkosten aus den Bereichen A und B im Produkt. Der Vorteil ist die realistischere Verteilung der Gemeinkosten.

· Materialgemeinkostenzuschlag: Die Materialgemeinkosten (MGK) fassen die indirekten Kosten (Gemeinkosten) zusammen, die durch die Beschaffung und Lagerung der Materialien entstehen. Verteilt werden sie auf der Grundlage des im Produkt enthaltenen Materialwertes. Produkte mit hohen Materialkosten tragen große Anteile der Gemeinkosten, Produkte mit niedrigen Materialanteilen geringe Anteile an Gemeinkosten. Eine Trennung der Materialgemeinkostenzuschlagssätze (z. B. in Material mit geringem und hohem Beschaffungsaufwand) widerspricht dem System nicht, findet sich in der Praxis jedoch kaum. Der Aufwand für die Erfassung der Gemeinkosten entsprechend dieser Einteilung ist meist zu hoch.

· Vertriebsgemeinkostenzuschlag: Die im Vertrieb anfallenden Gemeinkosten werden auf der Grundlage der Herstellkosten verteilt. Dazu müssen diese vorher ermittelt werden. Die Zuschläge für die FGK und MGK bilden aus diesem Grund die erste Stufe der Zuschlagsermittlung. Die Bezugsgröße "Herstellkosten" als Grundlage für die Verteilung von Vertriebsgemeinkosten (VertrGK) stammt aus der wissenschaftlichen Literatur und ist allgemein üblich. Realistisch ist dies in den seltensten Fällen.

· Verwaltungsgemeinkostenzuschlag: Auch für die Verwaltungsgemeinkosten (VerwGK) werden die Herstellkosten als Bezugsgröße eingesetzt. Der grundsätzlich fehlende Bezug zur Realität gilt auch hier. Ein besserer Schlüssel kann jedoch in vielen Fällen nicht mit vertretbarem Aufwand gewählt werden.


Praxis-Tipp

Versuchen Sie soweit wie möglich, die VertrGK und die VerwGK auf andere Kostenstellen zu verteilen. Es ist üblich, z. B. im Hinblick auf die Verwaltung die Kosten für die Personalabteilung direkt den Kostenstellen (Schlüssel: Anzahl Mitarbeiter, Lohnsumme etc.) zuzuordnen. Damit bleiben Ihnen im Vertrieb und in der Verwaltung geringe Beträge, die eine Suche nach einem besseren Schlüssel als den Herstellkosten nicht mehr rechtfertigen.

Die Verteilung

Die Notwendigkeit, die Gemeinkosten der Kostenstellen über die besprochenen Bezugsgrößen zu verteilen, macht deutlich, dass eine Zuordnung aller Gemeinkosten zu Fertigungskostenstellen, Materialkostenstellen, Vertriebs- und Verwaltungskostenstellen notwendig ist. Andere Kostenstellen können nicht entsprechend den Zuschlagssätzen verrechnet werden und werden auf die Endkostenstellen verteilt. Dies geschieht im BAB.

Die Verteilung der Vorkostenstellen (z. B. Fuhrpark, Energieerzeugung, Grundstücke und Gebäude, Arbeitsvorbereitung) auf die Endkostenstellen erfolgt anhand von Schlüsseln. Kosten der Stelle Grundstücke und Gebäude werden meist nach den benötigten Quadratmetern der empfangenden Kostenstelle verteilt, die Fuhrparkkosten anhand der gefahrenen Kilometer. Individuelle Schlüssel, die auch mehrere Parameter umfassen können, sind denkbar und üblich, erhöhen jedoch den Aufwand für die Kostenstellenrechnung. Die Schlüssel sollten einen Bezug zur Leistung der abgebenden Kostenstellen haben und die dort entstehenden Kosten beeinflussen. Die Kosten der Vorkostenstelle müssen feststehen, bevor sie verteilt werden können. Damit entsteht ein schrittweises Vorgehen.

Praxis-Tipp

Sie werden immer wieder Situationen finden, in denen zwei oder mehrere Kostenstellen sich gegenseitig mit Leistungen beliefern. So erbringt der Fuhrpark z. B. Leistungen für die Personalabteilung und diese wiederum verwaltet die Mitarbeiter des Fuhrparks. Einfache Verteilungsmechanismen scheitern hier, da keine der beiden Stellen abgeschlossen werden kann, ohne die Abschlusswerte der anderen. Die in der Literatur und einigen Anwendungsprogrammen vorhandenen Lösungen sind oft aufwändig. Sie müssen entscheiden, ob der Aufwand im Einzelfall gerechtfertigt ist. Alternativ können Sie auch Pauschalen oder Planwerte verrechnen.

Praxis-Beispiel

Praxis-Beispiel Der Beispiel-BAB (s. Abb. 3) zeigt die Ermittlung der Fertigungsgemeinkostenzuschlagssätze für die Produktionsbereiche Fertigung und Montage, des Materialgemeinkostenzuschlagssatzes und der Zuschlagssätze für die Vertriebs- und die Verwaltungsgemeinkosten. Im ersten Schritt werden die Gemeinkosten aller Kostenstellen ermittelt (oberes Drittel des BAB). Im zweiten Schritt erfolgt die Verteilung mit mehreren Teilschritten. Zunächst wird die Kostenstelle Gebäude aufgrund der genutzten Quadratmeter verteilt, dann die Stelle Fuhrpark auf die verbleibenden Kostenstellen aufgrund der Kilometernutzung. Die Fertigungshilfskostenstellen Arbeitsvorbereitung und Werkstatt werden auf die Fertigungskostenstellen Fertigung und Montage verteilt. Damit ist die Verteilung abgeschlossen (mittleres Drittel des BAB). Im unteren Drittel des BAB werden die Zuschlagssätze ermittelt.

Abb. 3: Beispiel BAB

Wie sieht die tägliche Praxis aus?

Die Kostenstellenrechnung hat Auswirkungen auf die tägliche Arbeit des Kostenrechners. Auch die Kostenstellenleiter werden immer wieder mit den Anforderungen und Ergebnissen der Kostenstellenrechnung konfrontiert. Besonders auf die notwendigen zusätzlichen Erfassungen bei der Verbuchung der Eingangsrechnungen muss geachtet werden.

Die Buchung der Eingangsrechnungen

In Unternehmen ohne Kostenstellenrechnung werden die Eingangsrechnungen der Gemeinkosten nach Kostenarten differenziert und auf die entsprechenden Kostenkonten in der Buchhaltung gebucht. Die Werte dieser Konten werden dann an die Kostenrechnung für das interne Rechnungswesen weitergegeben und dort verarbeitet. Das ist bei einer Kostenstellenrechnung nicht möglich. Die neuen Informationen dieser Kostenrechnungsaufgabe müssen bezahlt werden mit zusätzlichem Aufwand bei der Verbuchung der Rechnungen.

So wird der Verbrauch von Hilfsmaterial, das dem Lager entnommen wird, ohne die Berücksichtigung von Kostenstellen einmal monatlich in einer Summe auf das Kostenkonto "Hilfsmaterial" verbucht. In einer Kostenstellenrechnung wird in der Materialwirtschaft die Entnahme von Hilfsmaterial für jede Kostenstelle separat festgehalten. Eine separate Verbuchung der Kosten wird notwendig. Aus einer Buchung werden mehrere, der Aufwand vervielfacht sich. Doch wer muss diesen Aufwand tragen? Drei Stellen sind denkbar:

· Die Kostenrechner könnten die Sammelbuchung aus der Buchhaltung anhand von zusätzlichen Belegen auseinander nehmen und die Einzelbeträge je Kostenstelle manuell buchen. Das bedeutet, dass sich neben der Buchhaltung auch der Kostenrechner noch einmal mit der Rechnung oder dem Entnahmebeleg beschäftigen muss. Außerdem kommt es bei getrennten Verbuchungen immer zu Fehlern, die einen entsprechenden Abstimmungsaufwand verursachen. Diese Lösung ist also nur zu verantworten, wenn die notwendigen Informationen in der Buchhaltung noch nicht vorliegen (z. B. weil der Schlüssel zur Verteilung einer Rechnung auf die Kostenstellen noch nicht vorliegt).

· Demnach erfolgt die separate Verbuchung in der Buchhaltung. Das bedeutet, dass die Zuordnung von Gemeinkosten zu Kostenstellen bekannt sein muss. Bewährt hat sich, die entsprechenden Informationen auf der Rechnung oder dem Beleg anzuführen, sodass beim Buchen zügig verarbeitet werden kann.

· In modernen IT-Anwendungen wird in der Buchhaltung nur noch wenig manuell verbucht. Die Eingangsrechnungen kommen direkt aus der Rechnungsprüfung oder dem Einkauf, Kostenbelege aus dem Unternehmen werden über digitale Schnittstellen verbucht. Es ist daher notwendig, die für die Verteilung auf Kostenstellen notwendigen Informationen bereits in den Fachabteilungen (Einkauf, Bestellwesen, Materialwirtschaft) zu erfassen.


Praxis-Tipp

Nehmen Sie als Kostenrechner frühzeitig Einfluss auf die Veränderung von Abläufen in der Verwaltung Ihres Unternehmens. Wenige Handgriffe können oft ohne großen Aufwand dafür sorgen, dass die für Sie notwendigen Informationen aus den Stammdaten oder den Erfassungen in den Belegen automatisch ergänzt werden. Sie minimieren damit Ihren Aufwand.


Die Budgetierung

Die für die Mitarbeiter spürbarste Auswirkung der Kostenstellenrechnung ist die Möglichkeit zur Kostenkontrolle. Durch die Einrichtung von Kostenstellen (s. Tab. 2) wird der große Gemeinkostenblock übersichtlicher und es wird Verantwortung geschaffen. Erklärungen für negative und positive Entwicklungen werden verlangt. Die Kostenstellenrechnung ist die grundlegende Voraussetzung für die Budgetierung. Dort schließt der Kostenstellenverantwortliche eine Vereinbarung über die Höhe der Kosten seines Bereiches in der kommenden Planperiode. Die Entwicklung wird regelmäßig beobachtet, Abweichungen müssen analysiert werden.

Tab. 2: Exemplarische Kostenstellenabrechnung

Die Kalkulation

Die Kostenstellenrechnung hat direkte Auswirkungen auf die Kalkulation, da diese die dort ermittelten Zuschlagssätze verwendet (s. Tab. 3). Produkte mit hohem Fertigungs- oder Materialanteil werden mit höheren Kosten belastet als die Produkte mit geringerer Inanspruchnahme der dazu gehörenden Abteilungen. Damit führt die Kostenstellenrechnung zu einer gerechteren Verteilung der Gemeinkosten auf die Produkte.

Tab. 3: Kalkulationsschema

Praxis-Tipp

Eine Kostenstellenrechnung erfordert einen großen Aufwand. Doch ohne die korrekte Verteilung von Gemeinkosten auf Produkte und verantwortliche Stellen kann eine Kontrolle der Gemeinkosten nicht gewährleistet werden. Sie können den Aufwand reduzieren, indem Sie die Einrichtung der Kostenstellenrechnung nicht zufällig wachsen lassen. Legen Sie frühzeitig Ziele fest und gestalten Sie die Kostenstellenrechnung entsprechend. Die Praxis zeigt, dass auch die Überprüfung bestehender Kostenstellensysteme erhebliches Rationalisierungspotenzial aufzeigt.

Autor/in

Dipl.-Kfm. Reinhard Bleiber ist seit vielen Jahren in der kaufmännischen Verantwortung mittelständischer Unternehmen tätig

Quelle

[1] - Haufe Controlling Office

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